Vänligen vänta medan sidan laddas…
Vänligen vänta medan sidan laddas…
Här finns information och vägledning för att ta fram de viktigaste instrumenten som behövs för att styra arkivbildningen.
Vid registrering av allmänna handlingar ska myndigheter ta hänsyn till registreringens betydelse för en ändamålsenlig arkivhantering. Det innebär att myndigheten vid strukturering av handlingarna i ärendegrupper och motsvarande ska ta ställning till om strukturen är lämplig på längre sikt.
Myndighetens arkivredovisning är ett styr- och sökinstrument till en myndighets hela handlingsbestånd. Den verksamhetsbaserade arkivredovisningen innebär att informationen klassificeras enligt en struktur som representerar verksamheten, att processerna och de handlingar som avsätts under processens genomförande beskrivs samt att informationens förvar redovisas.
Dokumentationen kring elektroniska handlingar fyller många funktioner; styrning och kontroll av handlingars hantering i den egna verksamheten men även vid överföring till och förvaltning hos Riksarkivet.
För att säkerställa att arkivverksamheten på myndigheten följer lagar och regler ska myndigheten styra sin arkivbildning och arkivvård, till exempel genom att ha arkivbildnings- eller dokumenthanteringsplaner. Genom dessa planer kan myndigheten styra sin informationshantering, följa upp arkivvården, säkerställa att arkivredovisningen är uppdaterad samt att handlingar framställs och vårdas enligt regelverket.
Myndigheter ska upprätta en systematisk arkivförteckning. Riksarkivets generella föreskrifter innehåller bestämmelser om arkivredovisning (RA-FS 1991:1, ändr 1997:4, ändr 2008:4) som beskriver vad den ska innehålla.
